2016-08-12 23:08:21
何時——明確這個需求的時限。「越快越好」（ASAP）在大多數時候等於「沒有截止日期」。
為什麼——請讓對方明白這件事情對對方（收信人）而言的重要性，或者起碼是對團隊或公司而言的重要性，而不是對你（發信人）而言的重要性。俗話說：「誰上班沒點事兒呢？」即便你是對方的直接匯報對象，在多數情況下，能夠寫清楚為什麼也比不寫能夠得到更有效的響應。
怎麼樣——所有做過乙方的人都知道，如果你收到一封沒有具體操作指示的郵件，是非常難處理的。除非收發雙方已經有非常明確的上下文，比如幾分鐘之前的電話溝通，或者事出緊急已經不能在郵件裡花費更多時間，建議給出盡可能明確的操作辦法。
說清楚這些，再慢慢展開郵件、旁征博引、羅列數據、推演流程吧。
用對方的語言和思維方式
每個公司，哪怕隻是一個五人的創業團隊，也存在分工。所謂「隔行如隔山」，你不能要求他人對你的工作瞭如指掌，也不能假定自己對其他部門的業務知根知底。
比如營銷部門在和運營部門打交道的時候，就應該把廣告上那些冠冕堂皇的表達方式分解成運營部門所能夠理解並執行的業務指標，少提「最近的增長情況」之類模糊的概念，多用「過去 15 個月中 A 分類下 B 屬性等於 C 的商品的銷售量（而非銷售金額）逐月占比」。
公關部門在和技術部門打交道的時候，就盡可能地應該把自己的需求變成技術語言，少說「我要建個博客」，多說「我們需要在一臺和公司主營業務沒有關系的服務器上搭建一個有獨立二級域名的、采用 WordPress 搭建的、有 MySQL 數據庫的小網站」。
我在目前的工作中，主要負責營銷和公關，而非運營和技術。對於大多數員工來說，這樣的要求不低，但這樣提需求會得到更高效的響應和更準確的執行。
從人情世故上說，這樣的郵件也能夠讓對方產生「這人比其他那些瞎指揮的傢夥強點兒」的印象。溝通起來也順暢。
多用點，少用面
我個人最害怕看到的郵件，就是烏泱泱幾個大段（很多的段落之間還沒有分隔，你還需要腦補空行），需要費勁巴拉地去裡面刨出對方的重點，加以消化吸收。
而通俗易懂的郵件，多是分好瞭點，一二三四五，言簡意賅。而且點和點之間沒有重復，邏輯清楚。
更好的郵件，是把復雜的事情分成幾個大塊，每塊下面幾個小點，以重要性和緊急程度排序，把不可泄漏的重點用黃底標出，層次清楚，皆大歡喜。
多說事實，少說道理
這是很難做到的一點。而且這也是外國人做得比中國人做得普遍要好的一點。
這就像微博上的辯論，比如梁歡說五月天唱歌隻有 5 分水準，五迷們就應該拿出五月天唱歌不跑調的證據加以反駁，而不是說你知道阿信有多努力嗎，或者指責梁歡想紅想瘋瞭，或者問候梁歡的傢人。因為這後面所有對動機或原因的猜測，即便不說沒有證據站不住腳，也很容易被當場否定立刻拍死。
比如你在針對一個逾期項目發出郵件的時候，最好的方法是問人什麼時候能做好，其次的方法是說這個項目逾期瞭，最差的方法是說「你們技術部門能不能不要三天打魚兩天曬網這麼簡單的需求都做不出來」。
可能技術部門是有來自比你的需求更重要的需求需要緊急處理？也有可能負責你的需求的工程師傢裡出瞭一些意外需要臨時請假？還有可能是你的需求郵件其實因為垃圾的企業郵箱系統被搞丟瞭？
在郵件中施以「誅心之論」不但容易傷瞭和氣，也往往會讓發件人陷入巨大的被動之中。
而且，話說回來，很多事情其實可以通過電話或見面溝通解決，遠不至於走到在郵件裡擦槍走火的地步。
不要抄送一堆人
首先，在一封郵件裡，加入更多收件人的時候，務必在郵件開始處寫上「+John」之類的提示。這對於原有的收件人和新加進來的收件人都是尊重。
其次，每一個收件人都應該是和這封郵件裡所談及的事情有關的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道應該說些什麼或是做些什麼。而且收到不相關的郵件對於大多數人來說，都是一種困擾。
最後，很忌諱的做法，就是在郵件討論陷入某種僵局的時候，把部門或者公司裡的頭頭腦腦加入郵件。成熟的老板並不會因為忽然被加入一個爭論而立刻做出反應，也不會冒著得罪一撥人的風險給另一撥人「做主」。
就像在學校裡考試的時候，老師站在臺上，自然能清楚看到誰在搞小動作，隻是不作聲而已。