2016-08-12 23:08:21
文/飛豬（flypig）
定義電子郵件的「好」是很難的。
若你寫瞭一封「加薪申請」給老板，哪怕對方隻回復倆字「OK」，那也算是好得令人動容。但如果郵件來自令你頭疼的追求者，哪怕對方把郵件寫成瞭一幅《蘭亭集序》，可能也逃不過「Report as spam」的厄運。
所以，本文隻探討：在員工都具備基本的職業素養，同事之間無冤無仇也沒有人來大姨媽的情況下，如何寫出讓對方看過之後覺得專業並樂於回應的郵件。
另外，這隻是一篇 blog 上的帖子，不可能面面俱到，隻揀些皮毛說說。否則應該開個兩小時的培訓才能說透。
發出去的郵件，潑出去的水
絕大多數「郵件車禍現場」來自一時沖動。
在回復任何郵件之前，請想想下面這個問題：在法庭上，我的這封郵件會成為對我不利的證據嗎？如果你覺得自己一輩子不會上法庭，那麼就換一個問題：在微博上，我的這封郵件會讓別人覺得我是一個壞人嗎？
在數字時代，郵件就是所謂的「白底黑字」。隨便一張截圖，你的郵件就成瞭長微博。很多「壞事兒」的郵件，雖然來自一時腦熱，卻成瞭全世界的把柄，跟隨一輩子。
就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室裡大吵一架，也不要隨隨便便發出一封怒氣沖沖的郵件。
不要相信有些企業郵箱提供的「撤回」功能。很多人自以為已經撤回的郵件，在三秒鐘之前其實已經被推送到瞭那些黑莓用戶的手機裡。
如果你使用 Gmail，建議開啟一個名叫「Undo」的功能。它和錘子手機一樣，會延遲五秒鐘發出你的郵件。這是天底下除瞭破解對方郵箱進去刪郵件之外，唯一有用的「撤回」方法。
寫新郵件的最佳順序
寫新郵件的最佳順序應該是：附件、正文、標題、收件人。
首先，就像它的名字所暗示的那樣，附件是最容易忘記的東西。所以先把它貼進郵件吧。Gmail 有個「附件提醒」的功能，也需要你自己去開啟。如果你在郵件裡提到瞭各種語言的「附件」而又忘記瞭貼上，它都會在你按下「發送」之後彈出一個提醒。
其次，標題放在正文之後，是因為大多數郵件客戶端會提醒你「沒有標題是否發送」；而收件人放在最後，是因為沒有收件人，這封郵件肯定發不出去，這就給瞭你足夠的時間來回味這封郵件的疏漏。
而且，隨著正文的進行，你有很大可能會調整郵件的標題和收件人。所以這樣的順序也比較好，不會等郵件發出去以後再加各種人進來。
不要把文字變成圖片
在過去幾年的觀察中，我發現人事和行政部門的同事喜歡把文字做成圖片，再貼到郵件裡發出來。
這種做法並不能增加任何有用的信息，卻帶來瞭許多壞處：
首先，大部分人的審美水平不如專業的設計人員，這就導致瞭很多紅底黑字或紅底黃字、配合密佈著鋸齒的「魏碑」或「隸書」字體的郵件，非常難以閱讀。但發信人還往往覺得這樣很喜慶，營造瞭一種祥和的氛圍。
其次，越來越多的人在手機上讀郵件，這會讓對方看郵件的時間成本和流量成本大大提升。我曾經收到過一封總字數不過 500 字的通知郵件，但對方做成瞭五張總計 2 MB 的 PNG 圖片，令正在開車的我苦不堪言。
還有，圖片上的文字是不可搜索的，這意味著你的這封郵件在日後被找到的可能性大大降低。我目前還沒有發現任何郵件客戶端或網頁版內置瞭 Evernote 那樣的圖片文字自動識別功能。
倒金字塔敘事
如果說我在幾年前做記者的時候學到的最重要的事情是什麼，那就是如何說清楚一件事情。
倒金字塔的敘事方法是很有用的：在郵件的開頭，用一段話，言簡意賅地概括大意，講清楚「四個 W 和一個 H」——誰（Who）、什麼（What）、何時（When）、為什麼（Why）、怎麼樣（How）。如果不能在一開始說清楚問題，大多數人是沒有耐心讀到最後一段並且搞清楚你的真實用意的——除非你是一個有絕對權威的 CEO。
誰——這意味著你需要在郵件開始打招呼的時候就要明確你的收件人是誰，最好指明唯一的任務所屬人（所謂的「owner」）。如果你隻是一個「Hi」開頭，卻有若幹個收件人，那麼誰也不知道要響應這封郵件；而如果你一下子和多個人打招呼，那麼這件事情就會因為所有收件人都覺得事不關己而告吹。
什麼——你需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要以「中國式思維」發些模棱兩可的表態，這樣對於郵件溝通沒有任何益處。如果你自己都不知道自己要什麼或者要表達什麼，就別發出這封郵件。